ROI und Business Case für Individualsoftware: Rechnet sich das Projekt?

Ein Angebot über 60.000 Euro ist erst dann teuer oder günstig, wenn du es mit dem Nutzen vergleichst. Die Frage "Was bringt es uns?" gehört neben den Preis, wenn du über ein Softwareprojekt entscheidest. Dieser Artikel zeigt dir, wie du einen einfachen Business Case aufstellst, mit dem du Geschäftsführung, Gesellschafter oder Bank überzeugen kannst und mit dem du selbst sauber entscheidest.

Die Kostenseite: mehr als das Angebot

Das Angebot des Entwicklungspartners deckt nur einen Teil der Kosten ab. Für eine realistische Rechnung gehören diese Posten dazu:

Einmalige Entwicklungskosten: der Festpreis oder das Budget laut Angebot, wie im Artikel Was kostet Softwareentwicklung wirklich? beschrieben.
Interne Aufwände: Zeit deiner Mitarbeitenden für Anforderungen, Abstimmungen, Tests und Schulung. Sie fallen im Angebot nicht an, kosten aber Arbeitszeit.
Einführung und Datenübernahme: Schulung, Umstiegsphase, Übernahme der Altdaten.
Laufende Kosten: Hosting, Lizenzen für Drittdienste, Wartung und Weiterentwicklung. Der Artikel Wartung & Weiterentwicklung zeigt, womit du rechnen solltest.

Rechne diese Kosten über einen festen Zeitraum, zum Beispiel drei bis fünf Jahre. Das Ergebnis sind die Gesamtkosten des Betriebs (Total Cost of Ownership). Sie sind für den Vergleich mit Alternativen aussagekräftiger als der Entwicklungspreis allein.

Die Nutzenseite: was sich beziffern lässt

Nutzen entsteht in unterschiedlichen Formen. Beginne mit denen, die sich in Euro ausdrücken lassen:

Eingesparte Arbeitszeit: Anzahl Personen × Zeitersparnis pro Vorgang × Häufigkeit × interner Stundensatz.
Vermiedene Lizenzkosten: Abos oder Zusatzmodule, die entfallen, wenn die Software sie ersetzt. Der Artikel Interne Tools statt SaaS vergleicht dazu die Kostenmodelle.
Weniger Fehler und Nacharbeit: Kosten für Korrekturen, Reklamationen oder Gutschriften, die bisher entstehen.
Zusätzlicher Umsatz: schnellere Angebote, neue Services oder höhere Kapazität, soweit du sie belastbar schätzen kannst.

Weitere Effekte wie bessere Datenqualität, geringere Abhängigkeit von einzelnen Personen oder höhere Mitarbeiterzufriedenheit sind real, lassen sich aber schwer in Euro fassen. Führe sie getrennt als qualitativen Nutzen auf und rechne sie nicht in die Zahlen ein.

Beispielrechnung

Die folgenden Zahlen sind ein fiktives Beispiel, das den Rechenweg zeigt:

Sechs Mitarbeitende erfassen Aufträge heute doppelt, einmal in einer Tabelle und einmal im Buchhaltungssystem. Das kostet jede Person 45 Minuten pro Arbeitstag. Die Software erledigt das automatisch.

Zeitersparnis: 6 Personen × 0,75 Stunden × 220 Arbeitstage = 990 Stunden pro Jahr
Bei internen Vollkosten von 45 Euro pro Stunde: 44.550 Euro Nutzen pro Jahr

Kosten im Beispiel: 60.000 Euro Entwicklung einmalig, 12.000 Euro pro Jahr für Betrieb und Wartung.

Rechne den Nutzen vorsichtig. Im Beispiel gehen wir davon aus, dass nur 70 Prozent der Zeitersparnis tatsächlich eintreten, weil Einführungsphase und Sonderfälle bleiben:

Nutzen pro Jahr: 44.550 Euro × 0,7 ≈ 31.185 Euro
Netto pro Jahr nach laufenden Kosten: 31.185 − 12.000 = 19.185 Euro
Amortisation: 60.000 Euro ÷ 19.185 Euro ≈ 3,1 Jahre

Über drei Jahre stehen im Beispiel rund 96.000 Euro Gesamtkosten (60.000 + 3 × 12.000) einem angesetzten Nutzen von rund 93.500 Euro gegenüber. Das Projekt trägt sich im Beispiel nach gut drei Jahren, ohne dass der qualitative Nutzen eingerechnet wurde. Mit diesem Ergebnis kannst du ehrlich diskutieren, ob drei Jahre für dein Unternehmen akzeptabel sind.

Kennzahlen, die du nennen solltest

Amortisationszeit: Wann hat das Projekt seine Kosten eingespielt?
Gesamtkosten über den Betrachtungszeitraum: inklusive Betrieb.
Nutzen pro Jahr, mit Annahmen: Schreibe jede Annahme auf, damit andere sie prüfen und korrigieren können.
Szenarien: Rechne eine vorsichtige, eine realistische und eine optimistische Variante. Wenn das Projekt schon im vorsichtigen Fall tragfähig ist, ist die Entscheidung robust.

Typische Fehler im Business Case

Nutzen ohne Messgröße: "Prozesse werden effizienter" ist keine Zahl. Lege fest, welche Kennzahl sich ändern soll und wie du sie heute misst.
Vollständige Zeitersparnis angenommen: Eingesparte Minuten werden selten vollständig zu eingesparten Kosten, wenn die Zeit anderweitig gebunden bleibt. Entscheide, ob die Zeit für andere Aufgaben genutzt wird oder Kapazität abbaut.
Folgekosten vergessen: Wer nur den Entwicklungspreis ansetzt, schönt das Ergebnis.
Annahmen nicht überprüft: Messe nach dem Start, ob der Nutzen eintritt, und passe künftige Entscheidungen an.

Fazit

Ein Business Case braucht keine komplexe Finanzmodellierung. Stelle Gesamtkosten und messbaren Nutzen über drei bis fünf Jahre gegenüber, schreibe deine Annahmen auf und rechne mit mehreren Szenarien. Dann weißt du, ob das Projekt trägt, und hast eine Grundlage für Gespräche mit Geschäftsführung und Entwicklungspartner.

Häufig gestellte Fragen

Welche Amortisationszeit ist akzeptabel?

Das hängt von deinem Unternehmen, deiner Branche und der Alternative ab. Lege vor der Rechnung fest, welche Zeitspanne du akzeptierst, damit das Ergebnis die Entscheidung nicht nachträglich beeinflusst.

Wie bewerte ich Nutzen, den ich nicht in Euro messen kann?

Führe ihn getrennt als qualitativen Nutzen auf und beschreibe ihn konkret. Dadurch bleibt die Rechnung nachvollziehbar, und die Entscheiderinnen und Entscheider können ihn bei der Abwägung berücksichtigen.

Kann der Entwicklungspartner bei der Rechnung helfen?

Er kann Aufwände und Betriebskosten realistisch schätzen. Den Nutzen kennst du selbst am besten, weil er aus deinen Prozessen und Zahlen stammt.